Mokymasis dirbant: kodėl tai tampa nauju standartu
Ar jau teko girdėti terminą Learning in the flow of work (LIFOW) – mokymasis darbo eigoje? Šiame straipsnyje „Talentator“ mokymosi patirties dizainerė Eva Arbačiauskė pasakoja, kodėl šiandien itin svarbu mokymąsi integruoti į darbo procesą ir kaip tai padaryti praktiškai.
Ką reiškia Learning in the flow of work (LIFOW)?
Pradėkime nuo to, kas nėra LIFOW (mokymasis darbo eigoje). Jeigu, norėdami pasimokyti, turite atsitraukti nuo darbo ir laukti suplanuotų mokymų (pavyzdžiui, seminaro ar paskaitos), tai nėra mokymasis darbo eigoje. Learning in the flow of work reiškia mokymąsi, integruotą į patį darbą (jo nenutraukiant) ir prieinamą būtent tą akimirką, kai jo prireikia.
Pavyzdžiui, atrašinėjate klientui el. laišką ir pritrūkstate žinių apie produktą. Tuomet atsidarote ekrane išsaugotą trumpą produktų atmintinę, randate reikiamą produktą ir pasikartojate jo aprašymą.
Kodėl tai aktualu dabar?
Efektyvumas. Vis plačiau kalbama apie požiūrio į mokymus transformaciją. Žiūrima nebe vien į tai, ar visi pabaigė mokymus ir kiek teisingų atsakymų surinko galutiniame teste, o fokusuojamasi į tai, ar darbuotojai geba tinkamai atlikti darbą. Mokymasis darbo eigoje turi pranašumą: jis vyksta toje pačioje aplinkoje, kurioje matuojame ir rezultatą.
Pavyzdžiui, darbuotojas, spręsdamas realią užduotį, kelis kartus pasižiūri į produktų atmintinę ir pamažu ima dirbti vis greičiau bei savarankiškiau. Toks poveikis iškart matomas verslo procesuose ir darbuotojų rezultatuose.
Aktualumas. Kai mokymasis vyksta darbo metu, jis tampa ypač aktualus. Darbuotojai mokosi ne to, kas mokymų organizatoriams atrodo aktualu, o patys ieško informacijos apie tai, kas jiems naudinga tą akimirką.
Beje, sutelktas dėmesys šiandien – labai brangi valiuta. „Learning Technologies“ konferencijoje išgirdome mintį, kad dabar visi mokomės kaip „Z kartos“ atstovai: norime trumpos, aiškios, savalaikės ir aktualios informacijos. Būtent taip dažniausiai ir atrodo mikromokymai darbo eigoje.
Reskill / Upskill. Kitas svarbus aspektas – darbuotojų kompetencijų kėlimas ar persikvalifikavimas į kitą poziciją. Organizacijos nebeturi prabangos 6 mėnesius parengti darbuotoją naujam darbui. Tad vietoje ilgo tęstinio mokymosi jos pasitelkia LIFOW – kad darbuotojas kuo anksčiau pradėtų atlikti naujas užduotis, o mokymai padėtų jam čia ir dabar. Tokiu būdu vietoje žuvies mes duodame meškerę, kaip rasti informaciją ir mokytis darbo eigoje.
Kaip tai atrodo praktiškai?
Čia svarbiausias žingsnis – mokymų medžiagą integruoti į tas sistemas ir įrankius, kuriuos darbuotojai naudoja kasdien. Jei pardavėjas dirba su CRM ir nežino, kaip teisingai suvesti naują sutartį, trumpas paaiškinimas pasirodo ten pat – kliento kortelėje. Jei darbuotojas HR įrankyje pildo atostogų grafiką ir nežino, kaip tai padaryti, instrukcija turi būti tame pačiame įrankyje, o ne kitoje sistemoje. Informacija pasiekiama ten, kur kyla klausimas.
Jei informaciją tiesiogiai integruoti sudėtinga, sprendimu tampa QR kodai ar nuorodos pačioje sistemoje. Jos nuveda į trumpus, kelių minučių mikromokymus, vaizdo įrašus ar infografikus – svarbu, kad turinys būtų trumpo formato ir vizualus. Darbuotojas randa atsakymą per kelias minutes ir grįžta prie užduoties.
Vis dažniau pasitelkiami ir dirbtinio intelekto sprendimai. Įsivaizduokite pokalbių robotą (chatbot), apmokytą su jūsų organizacijos duomenimis: darbuotojas gali jo paklausti apie bet kurią sistemą, procesą ar užduotį – tarsi kolegos, į kurį gali kreiptis bet kokiu klausimu. Tokias sistemas šiandien išbando vis daugiau organizacijų.
Visa tai gali pasirodyti kaip didelis krūvis mokymų organizatoriams, tačiau šios naštos mokymų komandai nereikia neštis vienai. Prie tokių sprendimų paprastai dirba ne tik mokymų specialistai, bet ir atitinkamos srities ekspertai – tie, kuriems tema yra kasdienybė. Tinkamai pasirengę ir gavę reikiamus įrankius, ekspertai vėliau panašius mikromokymus gali kurti ir patys, o mokymų komandai užtenka prižiūrėti kokybę ir kryptį.
Bonus patarimas.
Planuodami turinį, paklauskite savęs: ar darbuotojas šią informaciją turi žinoti atmintinai?
Jei taip – reikia gilesnių mokymų su įsiminimo patikrinimu. Jei pakanka žinoti, kur informaciją rasti, ji gali tapti vieno kąsnio (bite-size) sprendimu, prieinamu darbuotojui vienu paspaudimu.
Pavyzdžiui, trumpas vaizdo įrašas, kaip prisijungti prie naujos sistemos.
Realūs klientų pavydžiai
Štai kaip mokymasis darbo eigoje atrodo realiuose mūsų projektuose:
Mažmeninės prekybos tinklas. Prekių surinkėjai kasdien dirba su specialiais įrenginiais –„kaupikliais“. Į šiuos įrenginius įkėlėme e. mokymus, veikiančius kaip interaktyvus žinynas – kilus bet kokiam klausimui, surinkėjas atsakymą randa ten pat, neatsitraukdamas nuo darbo. Tai kelis kartus pagreitino naujų darbuotojų adaptaciją: pagalba visada po ranka, todėl jie greičiau tampa savarankiški.
Logistikos įmonė. Klientas norėjo, kad pagalba būtų prieinama vairuotojų planšetėse. Tolimųjų reisų vairuotojams parengėme ir į planšetes įkėlėme interaktyvų gidą, kaip į savitarnos sistemą įkelti sąskaitą, stebėti apmokėjimus, rasti reikiamus dokumentus ir kt. Kad ir kur bebūtų, darbuotojas šią informaciją randa jam patogiu metu, neatsitraukdamas nuo užduoties.
Viešojo sektoriaus įstaiga. Mobilizacijos mokyklos svetainėje įdiegėme chatbot‘ą, kuris padeda rasti reikiamą informaciją ir atsako į klausimus čia ir dabar – toje pačioje platformoje, kurioje vyksta ir patys mokymai. Dėl to svetainės administratoriai sulaukia žymiai mažiau pasikartojančių klausimų, o besimokantieji atsakymus gauna patys.
Nauda organizacijai
Didžiausią naudą organizacija pajunta ten, kur ji svarbiausia – realioje darbo vietoje.
Tiesioginė nauda:
- Greitesnė naujų darbuotojų adaptacija – pagalba visada po ranka, todėl naujokai greičiau tampa savarankiški.
- Didesnis produktyvumas – tai, ko anksčiau tekdavo klausti kolegų prie kavos aparato ar el. paštu, randama akimirksniu, nenutraukiant darbo. Rezultatas matomas realioje darbo vietoje, ne tik mokymų aplinkoje.
- Mažiau klaidų ir geresnė atitiktis – kai tiksli instrukcija pasiekiama būtent atliekamo darbo metu, rečiau klystama, o procedūrų laikomasi nuosekliau.
- Mažiau pertraukimų patyrusiems kolegoms ir vadovams – darbuotojai atsakymus randa patys, todėl rečiau atitraukia kitus nuo jų darbo.
- Lengviau palaikyti aktualumą – pasikeitus procesui užtenka atnaujinti vieną trumpą informacijos perdavimo įrankį, ir visi iškart mato naujausią versiją (priešingai nei perdarinėjant visą kursą).
Netiesioginė ir strateginė nauda:
- Geriau pažįstame organizaciją – kurdami LIFOW sprendimus, sužinome komandų iššūkius, įrankius ir procesus, o tai užmezga tvirtesnį ryšį su padaliniais.
- Didesnis ekspertų įsitraukimas į turinio kūrimą – jie mato, kad turiniu iš tikrųjų naudojamasi, todėl noriai prisideda.
- Mažesnis „spaudimas“ mokytis – informacijos paieška darbo metu natūraliai tampa mokymusi, be atskiro mokymų komandos „spaudimo“.
- Duomenys L&D sprendimams – matome, ko darbuotojai dažniausiai ieško ir kur stringa, tad mokymų prioritetus galime grįsti realiu poreikiu, o ne spėjimais.
Apibendrinimas
Mokymasis darbo eigoje nėra dar vienas mokymų formatas – tai kitoks požiūris į patį mokymąsi. Užuot atitraukę darbuotoją nuo darbo, žinios ir pagalba pateikiama ten ir tada, kai jų prireikia: pačioje sistemoje, įrenginyje ar susirašinėjant su dirbtiniu intelektu. Toks mokymasis aktualus, padeda greičiau įsilieti ir persikvalifikuoti, o jo poveikį matome ne testo balais, o realiame darbe. Mūsų klientų projektai rodo, kad tai veikia – didesnis darbuotojų įsitraukimas, produktyvesnis darbas ir apčiuopiama investicijų į mokymus grąža.
Norite aptarti, kaip LIFOW įgyvendinti jūsų organizacijoje? Parašykite mums: info@talentator.com – mielai jus pakonsultuosime!
